Smarte AI-Workflows mit Google Sheets & Excel

Hand aufs Herz: Wen packt beim Gedanken an Excel oder Google Sheets die Begeisterung?

Für die meisten von uns sind Tabellenprogramme eher Mittel zum Zweck. Trockene Datenbanken voller Formeln, Zahlen und manchmal auch Fragezeichen. Doch was, wenn aus diesen alltäglichen Tools plötzlich smarte Assistenten werden, die nicht nur rechnen, sondern auch texten, recherchieren und kreativ arbeiten?

Genau hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Dank Add-ins wie GPT for Sheets & Docs (für Google Sheets) und GPT for Excel Word (für Microsoft 365) lässt sich die Kraft von leistungsstarken GPT-Modellen direkt in deine Tabellenkalkulation integrieren. Das Ergebnis: Workflows, die sich anfühlen wie Magie, aber tatsächlich einfach nur verdammt clever sind.

Für jene, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, ohne dabei zum Tech-Experten zu werden, eröffnen sich hier völlig neue Möglichkeiten. Lass uns gemeinsam schauen, wie du einige brauchbare Use-Cases gewinnbringend in deinen Arbeitsalltag integrierst.

Warum GPT in Google Sheets und Excel nutzen?

Die Antwort ist simpel: Integration schlägt Copy & Paste.
Bisher war der Workflow vieler von uns so: Daten aus der Tabelle kopieren, in ChatGPT einfügen, auf die Antwort warten, zurück ins Excel oder Google Sheets, Ergebnis einfügen. Das kostet Zeit, erzeugt Medienbrüche und führt schnell zu Datenchaos.

Mit KI-gestützten Add-ins bleibst du in deiner gewohnten Arbeitsumgebung. Du schreibst eine Formel, fütterst sie mit einem Prompt und schon arbeitet die KI für dich. Die Ergebnisse landen direkt in deinen Zellen, oft sogar in Echtzeit. Du kannst Formeln nach unten ziehen, Datenreihen automatisiert bearbeiten und dabei die volle Kontrolle behalten, ohne dass Programmierkenntnisse nötig wären.

Noch ein Vorteil: Strukturierte Arbeitsweise statt Datenoverload.
Während ChatGPT manchmal mit einer Flut an Informationen überwältigt, behältst du in deinen Datenbanken die Übersicht. Du bereitest deine Prompts vor, änderst Parameter gezielt ab und klickst nur das passende Ergebnis zusammen, das du wirklich brauchst. Diese Effizienz macht den Unterschied zwischen chaotischem Experimentieren und produktivem Arbeiten.

Welche konkreten Aufgaben lassen sich automatisieren?

Die Möglichkeiten sind vielfältig und gehen weit über klassische Datenanalyse hinaus. Im Grunde kannst du mit GPT for Work Integrationen drei große Kategorien abdecken:

1. Daten umwandeln, prüfen und erweitern

Du hast bereits Listen in deinen Tabellen? Produktdaten, Kundennamen, Adressen. Mit KI kannst du diese Informationen blitzschnell transformieren: Übersetzungen in andere Sprachen, Formatierungen anpassen, fehlende Informationen ergänzen.

Ein Beispiel:
Du führst eine Artikelliste mit deutschen Produktbezeichnungen. Mit einer einfachen Formel übersetzt du alle Einträge ins Englische, Französische oder Spanische blitzschnell durch Herunterziehen der Formel. Kein manuelles Kopieren mehr, keine teuren Übersetzungstools.

Auch komplexe Datenbereinigungen werden zum Kinderspiel. Benutzer*innen können inkonsistente Formatierungen korrigieren, Duplikate identifizieren oder Daten nach bestimmten Mustern analysieren lassen und das alles direkt in der Tabellenkalkulation.

2. Text-Content generieren

Hier wird es richtig spannend. Deine vorhandenen Daten werden zum Kontext für generative KI. Stell dir vor, du hast eine Produktliste und möchtest zu jedem Artikel einen verkaufsstarken Marketing-Text erstellen. Oder du benötigst Argumentationshilfen für dein Vertriebsteam, individuell angepasst an verschiedene Zielgruppen. Mit ChatGPT in Excel oder Google Sheets formulierst du einmal einen passenden Prompt und lässt dann für hunderte Zeilen automatisch kreative Texte generieren. Die Generierung von Content wird so nicht nur schneller, sondern auch konsistenter.
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Ein weiteres Beispiel:
Du möchtest für deine Produkte humorvolle Beschreibungen im Stil von Meister Yoda aus Star Wars? Kein Problem. Du integrierst diesen Stil in deinen Prompt, und schon liefert die KI passende Texte – konsistent, schnell und unterhaltsam.

3. Recherche und Datensammlung automatisieren

Was früher Praktikanten oder mühsame Google-Recherchen bedeutete, erledigt jetzt die AI. Du kannst beispielsweise eine Liste mit Unternehmensnamen erstellen und automatisch die zugehörigen E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Webseitenadressen recherchieren lassen. Ideal für Outreach-Kampagnen, Marktforschung oder Lead-Generierung.

Manche Add-ins wie GPT for Sheets & Docs arbeiten dabei nicht nur mit ChatGPT, sondern auch mit anderen Large Language Modellen wie Perplexity. Das erweitert die Recherche-Möglichkeiten enorm. Besonders für aktuelle Informationen oder spezialisierte Suchanfragen. Jeder Anwendungsfall lässt sich dabei individuell anpassen.

Use Cases aus der Praxis

Lass uns konkret werden.
Hier sind 4 Szenarien, die zeigen, wie vielseitig LLMs in Tabellen eingesetzt werden können:

Marketing: Produktbeschreibungen in Sekunden

Du führst einen Online-Shop mit 500 Produkten. Für jedes brauchst du eine SEO-optimierte Beschreibung. Statt Stunden am Text zu feilen, erstellst du eine Spalte mit deinem Prompt:
„Schreibe eine verkaufsfördernde Produktbeschreibung für [Produktname] mit Fokus auf [Nutzen]".

Die KI generiert für jede Zeile einen individuellen Text. Du kannst Parameter wie Tonalität, Länge oder Zielgruppe in deinem Prompt variieren und erhältst so maßgeschneiderte Ergebnisse. Selbst komplexe Produkteigenschaften lassen sich so verständlich aufbereiten.

Vertrieb: Personalisierte Kaltakquise-Mails

Outreach lebt von Personalisierung. Mit GPT in Google Sheets oder Excel kannst du Informationen über Leads sammeln (Name, Branche, Pain Points) und daraus automatisch personalisierte E-Mail-Entwürfe erstellen. Dein Prompt könnte lauten:
„Schreibe eine freundliche Kaltakquise-Mail an [Name], der/die in [Branche] tätig ist und Herausforderungen mit [Problem] hat."

‍Die KI formuliert jede Mail individuell und du sparst Zeit und erhöhst gleichzeitig deine Antwortquote.

Recherche: Kontaktdaten automatisch finden

Du planst ein Event und möchtest lokale Dienstleister kontaktieren, wie etwa Friseure, Caterer oder Fotografen. Statt jeden einzeln zu googeln, erstellst du eine Liste mit Namen oder Kategorien und lässt die KI automatisch E-Mail-Adressen und Telefonnummern recherchieren. Tools wie GPT for Sheets & Docs mit Perplexity-Integration sind hier besonders stark, da sie aktuelle Websuchen durchführen können, was die Automatisierung von Aufgaben erleichtert. Die Ergebnisse landen formatiert in deiner Tabelle und sind bereit zum Anrufen oder Anschreiben.

Content-Erstellung: Social-Media-Posts aus Blog-Ideen

Du hast eine Liste mit Blog-Themen, möchtest aber auch Social-Media-Content daraus generieren? Kein Problem. Dein Prompt könnte lauten:
„Erstelle einen LinkedIn-Post zu folgendem Thema: [Blog-Titel]. Halte ihn unter 150 Wörter und füge drei relevante Hashtags hinzu."

Die KI liefert dir für jede Zeile einen fertigen Post inklusive Call-to-Action.

Diese Beispiele kratzen nur an der Oberfläche. Je besser du deine Prompts formulierst, desto präziser werden die Ergebnisse. Und das Beste: Du musst kein Prompt-Engineer sein. Mit etwas Übung entwickelst du schnell ein Gefühl dafür, wie du die KI gezielt steuerst und deine Daten optimal analysieren kannst.

Fazit & nächste Schritte

Was früher nach trockener Datenpflege aussah, wird mit KI-Integration zum kreativen Workspace. Du automatisierst Routineaufgaben, generierst Content in Sekundenschnelle und recherchierst Informationen, ohne deine Tabelle zu verlassen. Für Selbstständige und Unternehmer*innen, die ihre Workflows optimieren wollen, sind AI Tools wie GPT for Work eine wahr Verstärkung in Sachen Effizienz.

Dabei brauchst du keine tiefgreifenden Excel-Kenntnisse oder Programmiererfahrung. Wenn du weißt, wie man eine Formel herunterzieht und einen klaren Satz formulieren kannst, bist du bereits gut aufgestellt. Der Rest ist Experimentieren und Entdecken und genau das macht den Reiz aus. Benutzer*innen mit unterschiedlichsten Hintergründen profitieren gleichermaßen von solchen KI-gestützten Tools.

Wie kannst auch du diesen Use-Case konkret umsetzen?

‍Umsetzungsworkshop "AI Spreadsheet Magic"

Host: Gaston Geilenkothen

‍In unserem aufgezeichneten 3-stündigen Online-Workshop lernst du:

• Wie du ChatGPT direkt in Google Sheets & Excel integrierst
• Wie du mit Prompts und Formeln deine Tabellen automatisierst
• Wie du Texte, Übersetzungen und Recherchen direkt in Zellen generierst
• Wie du Listen und Datensätze intelligent erweiterst oder bereinigst
• ‍Wie du mit Perplexity innerhalb deiner Datenbank automatisierte Webrecherchen durchführst

🎯 Das Besondere: Am Ende des Workshops hast du eigene KI-gestützte Tabellen erstellt, die nicht nur rechnen, sondern schreiben, übersetzen und recherchieren können. Du gehst mit sofort einsetzbaren Use Cases für Marketing, Content Creation, Vertrieb und Datenmanagement nach Hause und mit einem völlig neuen Blick auf Excel & Google Sheets.

Wir stellen dir eine Schritt für Schritt Anleitung, die Aufzeichnung und alle benötigten Blueprints zur Verfügung. Damit du dir vorstellen kannst wie unsere Umsetzungsworkshops ablaufen, hier unser Aftermovie:

‍‍‍Dieser KI Use-Case hat dein Interesse geweckt?

Werde Teil unseres AI Explorer Club und sichere dir deinen Zugang zum Workshop!
Dort triffst du nicht nur auf eine motivierte KI-interessierte Community und machst dich im AI-Bootcamp fit für künstliche Intelligenz, sondern kannst dir diesen und weitere Use-Case Vorlagen einfach kopieren.

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Was du bekommst?

‍✔️ Zugang zu vollständigen Workshop-Aufzeichnungen inkl. aller Ressourcen und Vorlagen!
(Schritt für Schritt Anleitung & Content Maschine & alle genutzten Prompts)
✔️ Unsere AI-Bootcamps um dich KI-startklar zu machen!
✔️ Eine starke Community, die sich unterstützt und in ständigem Austausch steht!
✔️ Regelmäßige physische Meet-Ups im DACH-Raum!
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